Enjeux & Objectifs
Véritable ensemblier industriel de renommée internationale, spécialisé dans l’agro-industrie, entre autres les secteurs des biocarburants, la chimie verte et les engrais, De Smet Engineers & Constructors (DSEC) est continuellement à la recherche, pour ses clients, de solutions combinant excellence dans l’exécution, sécurité, fiabilité, économie d’énergie et durabilité.
C’est dans cette démarche d’amélioration continue, gage de qualité pour le groupe De Smet, qu’un projet de remplacement et d’optimisation de leurs solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) et d’archivages a été mené pour déployer une solution plus moderne : M-FILES.
Les enjeux principaux :
- Disposer en temps réel et n’importe où d’un accès à la documentation pour gagner en productivité
- Optimiser les échanges en interne et avec les partenaires extérieurs via une plateforme interactive afin de se focaliser sur la valeur ajoutée des projets
- Garantir la traçabilité des projets et la sécurité des données de l’entreprise pour gagner en efficacité
- Disposer d’une solution facilement accessible à tous les profils d’utilisateurs afin de garantir la qualité du travail effectué
Le périmètre du projet :
- Gestion des documents pour la réalisation des projets et la gestion des offres (éditions, partages, revues…)
- Mise en place d’un référentiel documentaire international (librairie de documents, modèles, procédures, instructions) pour homogénéiser le socle documentaire
- Recherche constante d’efficacité et de réactivité lors de la validation des documents grâce à des workflows adaptés
- Partage en interne et externe des documents projets
Solution DV DIGITAL
DV DIGITAL a accompagné pendant plusieurs mois DSEC dans la réflexion, l’adaptation et la formulation de ses exigences fonctionnelles et métiers.
La proposition retenue :
- Réaliser une phase pilote très importante pour les futurs utilisateurs afin qu’ils s’approprient eux-mêmes la solution et valident la mise en production finale
- Effectuer des personnalisations métiers propres à DSEC grâce à la simplicité d’ouverture de la solution M-FILES
- Structurer dans un premier temps un coffre stratégique comprenant l’exécution des projets et la gestion des offres
Gains et bénéfices clients
Selon François D’Hondt, Engineering Manager :
M-FILES a très vite retenu l’attention des équipes métier de DSEC grâce à :
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- La convivialité de son utilisation et la simplicité de son interface
- La facilité de paramétrage et d’administration de la solution
- La simplicité de déploiement d’un coffre pour en décliner rapidement d’autres selon les besoins, métiers et services
- Le transfert très simple et rapide dans l’autonomie de l’administration de la plateforme collaborative